审稿意见回复信

论文由作者提交后,期刊编辑对他/她觉得合适的文章(不合适的就直接拒稿了,这叫desk rejection),根据论文内容,把稿件发给几位领域内的专家评审。专家们在百忙之中抽时间义务审稿,并把其意见发还给期刊编辑。此时由期刊编辑根据专家的意见再做如下三种决定。一是直接采纳(accept as submitted),这是皆大欢喜的结局。二是拒稿(reject),这对作者来说是凄凉的结果,对期刊本身,也并不是好事,因为大家都要继续付出精力去定下合适发表的文章。一般比较常见的,是建议作者修改文章然后重新提交(revise and resubmit)。这种情况下,期刊编辑会把评审专家(reviewer)的评审意见(comments)一并发给作者,以为改稿之基础。作者根据评审专家意见修改稿件之后,在重新提交时,除了修改的文章(revised manuscript),还要包括一封response letter,对所有评审专家的意见一条一条的答复。请注意,这封答复信和修改的稿件几乎一样重要!期刊编辑会把二者发送给原评审专家,由他/她们评定作者的修改是否已经令人满意,达到可以发表的水平。之后,期刊编辑再次根据这些评审专家的意见决定是否采纳稿件。

关于如何回复审稿人的问题,有两个网站值得参考,一个是欧洲地球科学联盟旗下的开源期刊,一个是开源期刊PeerJ,它们都公开了同行评议的过程,包括很多已发表的论文,审稿人问了什么问题,作者如何回复的,里面都有,对我这样的 SCI 文章菜鸟很有帮助。

下面几点注意事项能帮助你撰写修回信:

  1. 不遗漏任何意见,不管是期刊编辑或是同行评审员提出的:完整复制所有意见到信里面,在每一条意见后面加上你的回复,一定要确认编辑和审稿人提出的所有意见都有回复到,即便是不同意或是没有采纳修改的意见也要说明原因。

  2. 逐点回复:可以将审稿意见进行编号,然后顺序回复,标示论文中进行的修改,或是指出修改前后的页码与行数,另外,为了更好区别意见和回复,审稿意见可以使用粗体字。

  3. 分类审稿意见:如果审稿意见很多,可以进行分类,比如与方法相关的归成一类、语言相关一类等等,如果进行分组的话,记得要在信里说明。

  4. 将段落式的评审意见拆成点列式:如果审稿意见是长长的段落,那么不妨将它分离成点,个别回应,如果有不确定的意见,可以在回复前解释你的理解再进行回复。

  5. 审稿误解了?可以礼貌地厘清:同行评审员通常是领域内的专家,如果你觉得审稿人误解论文里的任何段落,很多时候有可能是表达不够清楚,所以在处理误解的时候,可以礼貌性的指出,然后提供必要说明。

  6. 遇有无法处理的意见,记得说明原因:有时候审稿人会要求额外的数据或是补做实验,而作者会认为没有必要,即使如此,还是要说明不做的原因,类似经费不够或没有时间这种私人的理由要尽量避免,也不要表现出负面的天都,回复是要表现出你对意见的重视和尊重,感谢审稿人的分析和意见,然后说明你为何无法完全同意审稿意见,回复必须有理有据。

  7. 新添加的数据或图片,指出它们的位置:论文修改的时候如果加入了新的数据、表格、图片等资料,记得指出它们的位置,如果有必要,可以另外附在修回信后给审稿人和编辑,如此他们就不用一个一个的搜寻。

  8. 回复必须尊重有礼:所有的审稿人都花费了一定时间来评估你的论文,即使有些意见可能不是那么正面,但也绝对不是针对个人,他们的意见是为了给你的工作带来附加价值,也许会有你不喜欢或是觉得不合理的意见,回复时语调还是要维持礼貌,信的语调是很重要的。

  9. 审稿人推荐的文献一定要引用,并讨论透彻。

  10. 做出适当结语:注意信的结尾,像“Since all the corrections have been made, we hope the manuscript will now be accepted without any further changes”这样的结尾可能会过于自负,如果要直接又不失礼,可以这么说:We look forward to hearing from you regarding our submission. We would be glad to respond to any further questions and comments that you may have,这样的结尾正式有礼也表达了愿意在必要的情况下进行更多修改的意愿。

  11. 修回后投稿一定要核对初稿中改正的地方:作者的一般信息和各种联系方式、标题、摘要、图片编号、数据值、cover letter等。版权协议和利益冲突表格要谨慎填写。签名时尽量不要代签。

审稿意见回复信案例

提交文章修改后要附上一个cover letter。里面包含这些内容:(1)感谢编辑安排审稿以及审稿人提出的宝贵意见。(2)作者已经认真按照审稿人的要求对问题一一作答,并对文章进行了仔细的修改,文章的所有修改都着重标出。(3)因为你们的建议,经过修改后的文章变得更好,读者们可以获得更有价值的信息。(4)再次感谢编辑和审稿人的帮助。

Dear Editor, Dear reviewers,

Thank you for your letter dated February 22. We were pleased to know that our work was rated as potentially acceptable for publication in Journal, subject to adequate revision.We thank the reviewers for the time and effort that they have put into reviewing the previous version of the manuscript. Their suggestions have enabled us to improve our work. Based on the instructions provided in your letter, we uploaded the file of the revised manuscript. Accordingly, we have uploaded a copy of the original manuscript with all the changes highlighted by using the track changes mode inMS Word.

Appended to this letter is our point-by-point response to the comments raised by the reviewers. The comments are reproduced and our responses are given directly afterward in a different color (red).

We would like also to thank you for allowing us to resubmit a revised copy of the manuscript.

We hope that the revised manuscript is accepted for publication in the Journal of Mountain Science.

Sincerely,

XXXXXXX

  • 在信的开头称呼一栏,很多中国作者习惯写:“尊敬的编辑(Dear Editor)”。不是说这个称呼有什么错误,但是按英语母语国家的习惯,感觉有些太笼统,不亲切。每个期刊的编辑都是有姓名的!直接以对方的姓或名称呼,会比较好。至于是称呼姓(Dr. XX)还是名,这里有个小诀窍:可以参考期刊编辑所发信件的落款。有些编辑会用正式落款(全名,Ph.D.),那么回信时就最好用Dr. XX。有一些编辑性格随和,可能会以自己的名字(given name)落款,那么作者在回信的时候也可以考虑直接称呼对方的名字(比如 Dear Alice),同时在落款的时候也只写自己的名字(比如,Xiaoming)。
  • 在提头之后,一般作者会对期刊编辑和评审专家表示由衷的感谢,这个是应该的。接着可以大致介绍一下文章所作的比较大的比较重要的改动。之后进入最关键的部分,就是对评审意见的逐条答复:是否同意评审专家的观点,或者回答评审专家的问题,并做了怎样的修改,改动在重新提交稿的什么部分。
  • 在逐条答复中,适当感谢是可以也是应该的,但是不用太过。关键是表达清楚你是否同意评审专家的意见,并做了什么样的改动,让事实说话。
  • 在并不同意评审专家意见的情况下,不要含蓄的兜圈子让编辑去猜测意会。而是应该礼貌但明确地指出你不同意该条意见,理由是哪些(比如I do not agree with the reviewer, because of the following reasons)。
  • Besides the above changes, we have corrected some expression errors. Thank you very much for the excellent and professional revision of our manuscript.

处理审稿意见

另外起草一个单独的response letter。 在这里用问答式一一列出每个审稿人的意见并且一一作答。

对于文字的修改要求,直接接受就行了。有的审稿人要求增加参考文献,也许这是审稿人唯一显示他私心的地方——比如要求引用他的文章,不是很离谱的情况下也可以照办,或者打个折嘛,要求引用三篇最后加上一篇嘛。回答问题的时候,最好简洁和就事论事,不要拖泥带水。要注意不要为了回答某个问题而导致更多的疑问,尽量将讨论局限在有限的范围内。

有的审稿人与文章的研究方向有差异,或者没有认真读文章,导致对文章的理解有误,从而提出一些莫名其妙的问题。回答这些问题的时候,可以首先引用一下文章的相关句子,然后指出文章的真正意思。接着承认是自己的表达出现问题了,让审稿人曲解了意思,最后指出句子已经重写,表达的意思已经更准确了。这样的回答,既巧妙地回答了该问题,也避免了让审稿人尴尬。

如果遇到了非常难回答的问题,比如审稿人质疑文章的创新性有限,价值不大。这些是文章的硬伤,是没有办法修改的。赞同审稿人的意见肯定不好,但是用回避的方式不回答更不好,既不礼貌也侧面赞同了审稿人。这个问题尽管很难回答,但是还是要去争取一下,比如再强调一下文章里面相关的几个句子。要知道每个人的见解不同,虽然一个审稿人觉得意义不大,但是决定权毕竟是在编辑手里,只要编辑在综合多个审稿人意见之后还觉得文章有可取之处,也就没有问题。而response letter是所有审稿人都可以看到的,诚恳的回答会获得其他审稿人的好感。

审稿意见里面经常出现的问题是要求补充信息,比如更多的实验结果或者与该文章相关的另外的一些信息。这样的问题需要仔细斟酌一下,如果仅仅是审稿人出于自己的好奇,是可以选择在response letter 里提供而不是直接添加到文章里面。而如果对所有读者都有用,则需要加到文章里面。对于审稿人提出的不合理的建议,可以心平气和地找个客观的理由委婉地拒绝或者提供一些参考资料,不要让审稿人觉得你对他的问题视而不见。

对于要求增补实验的问题: 一般而言,审稿人提出要补充的实验,如果实验难度不大,建议尽量补充。如果不是非做不可的,还是可以进行解释。有时审稿人即使想接受你的文章,总还要提出一些不足之处。如果你真的不想补充实验或者补充很困难,可以合理的解释,一般没问题的。最重要的是逐条回答,老实交代。绝大部分实验是不要真追加的,除非你受到启发,而想该投另外高档杂志。

如果实验不可能重新再做一遍,不可能全部换个造模方式把动物再杀一道,经费和时间不允许重来.....eg:1).指出你文章中所用的细胞是本研究所主要关注的,目前已研内容可基本证明研究目的和问题所在,说明..... 2).如果找到相关的文献依据(近年份、分数稍高于你所投杂志)也只是用了某一种细胞,会更好。 3).务必十分感谢审稿人的意见,我们将遵从您的指导,在后继研究中继续探讨,用其他细胞进一步验证结论,并与目前的研究进行对比,继续投稿。

另外,需要注意的是——揣摩审稿人的态度强硬程度,其他审稿人的好评程度,编辑的倾向性。如果总体是好评,其他审稿人和编辑也倾向于修,那么尽量往小补实验+论辩思路走。倘若审稿人主要是刁难,编辑也不太看好本文,那么还是要尽全力补充实验,毕竟补了后发表机会会更大些,人家审稿也会看你的修稿态度的。

常用语句

总结了一部分万能的套话1,以体现我们对杂志社编辑和审稿人的尊重。

  • The authors appreciate the reviewer’s comments on this manuscript.
  • We thank the reviewer for the very interesting comment.
  • We are grateful for the suggestion.
  • Thanks very much for your valuable suggestions.
  • Thank you for the title suggested.
  • Thank you for the suggestion.
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  • As Reviewer suggested that…
  • As you suggested, ...
  • Considering the Reviewer’s suggestion, we have …
  • Following the reviewer’s suggestion, we discussed ...
  • We have made correction according to the Reviewer’s comments.
  • We have re-written this part according to the Reviewer’s suggestion.
  • We did not think that it is important to ...
  • Special thanks to you for your good comments. Hopefully we have addressed all of your concerns.
谢谢鼓励,欢迎留言反馈
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