Office Word 排版

不管是年终总结、新年计划还是各种论文、提案,除了需要良好的文字水平以外,排版也非常重要。如何快速规范化文档样式?使用 Word 编辑长文档经常需要给文档中的图片和表格进行编号,经常遇到公式排版的问题,如何才能精确的实现公式居中、编号右对齐,而不是靠敲空格?如何才能实现公式自动编号?这篇文章将分享一些常用技巧。

样式

发愤的草莓给出的方法是:给Word写长文(特别是结构化长文)前“打个底妆”——做好段落样式的规划。这种内在美体现在批量式操作、灵活式跳转、快捷式移动、永久式克隆。

因此,推荐使用 Word 中的样式(自己制作或者网络下载)来加速论文排版格式设置。

华中科技大学毕业论文的WORD模板在标题样式、自动编号和交叉引用等方面提供了参考,有兴趣可以参考下载(密码:4qa8),最好保存链接,后期会不定期更新细节。

  1. 下载样式模板.dot
  2. 直接用 Word 打开样式模板文件(实际上就是使用该模板新建了一个 Word 文档)。将自己的论文复制粘贴进去,就可以使用样式来设置论文格式了,然后需要保存为一个新的 Word 文件。也可以应用样式到文档中。

更多内容可以参考:

目录

自动生成目录后在对应的页码加上括号的方法:

  1. 自动生成目录
  2. 按住Alt键移动鼠标选择要加括号的页码这一列,然后按Ctrl+H,弹出替换的窗口,在查找内容栏输入([0-9]{1,}),在替换栏里输入(\1),点击下面的更多按钮。
  3. 勾选使用通配符,点击全部替换,此时会给你所选定的这一列页码全部加上括号。也可以选择查找下一处依次选择需要替换的地方,这样可以避免把目录文字里面的数字也加上了括号。
  4. 替换完后会显示已替换所选择目录内页码已加括号的数量,点击否。

多级标题编号

定义新的项目符号、编号和多级列表请在定义新的多级列表中一次性设置多级标题属性,不然可能会造成编码错误。

图片和表格的插入

按照一般的习惯,以及科技文档的要求,图题应该放在图片的下方,而表题应该放在表格的上方。

插入三线表

三线表,通常包括表头、表身与表注等,第二条线最细(通常为 0.75 磅)。用来作为区分的界限,上下的线较粗(通常为 1.5 磅)。参考快速搞定学术论文中的三线表

word 2016中的步骤:

  1. 【插入】----【表格】;直接用鼠标绘制出三列的表格即可;
  2. 选中表格,选择【表格工具】中的【设计】;最右侧的表格下,选择下拉菜单--【创建表格样式】;更改表格属性名称为【三线表】;
  3. 点击左下角【格式】---【边框和底纹】;【自定义】设置【预览】中选中上边框与下边框,其他的都不选中~将宽度设置为 1.5 磅;
  4. 【将表格应用于】修改成【标题栏】;按照刚才方式,点击【格式】---【边框与底纹】---【自定义】---上边框选中 1.5 磅,下边框选择 0.75 磅。
  5. 最后将【仅限此文档】切换到【基于该模板的新文档】即可;
  6. 最后可以任意绘制一个表格选中刚刚创建的新样式,即可套用

图片并排

  1. 先将两张图片均导入word中,位置设置为“嵌入文本行中”,调整图片大小使得两图片刚好可以呈现在同一行。
  2. 如果两图片各自要有题注,分别选中两张图片(即该操作对两张图片都要各做一次):页面布局->分栏->两栏。设置好后,将后面一张图片拖至前一张照片紧随其后,即可看到两张照片并列呈现的样子,然后分别对两张图片添加题注即可。

插入EPS

由于安全问题,office 2017年4月份更新后,不再支持直接插入eps。目前的解决方法是修改注册表。

方法1:(失效)打开注册表,对64位系统而言,找到HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\Common\Security\AllowLists\GraphicsFilterImport。如果没有,自己创建,然后在里面以REG_DWORD格式写入AllowListEnabled,值设为1,然后添加EPSIMP32.FLT,后面写上office版本号,就大功告成了1

图片和表格的自动编号

Word 有内置的题注格式,如果不想用,还可以新建新的格式。

  1. 插入需要的图片,在图片上单击鼠标右键,选择“插入题注”(Insert Caption)。
  2. 调整配置。在弹出的题注设置对话框中输入/设置题注的标题(输入标题时最好在前面自动生成的题注标签和编号后面输入一个空格),选项中的标签、(题注)位置,还可以勾选下面的排除标签选项。
  3. 新建标签。如果默认的题注形式不符合要求,还可以自己创建一个“新标签”(New Label),也可以只更改“编号”。比如上面默认的标签是 Figure,我想改成“图”。于是单击“新建标签”,在弹出的对话框中输入“图”(不要引号,注意不要输入任何数字,实际编号的数字Word会自动处理的),此时题注对话框的第一行的自动生成部分就符合要求了。
  4. 修改编号格式。一般毕业论文中的图和表,其题注的编号需要带上章节号,例如,图1-1 xxx。此时,我们单击“编号”(Numbering),打开“题注编号”(Caption Numbering)对话框,如下图所示。选中“包含章节号”(Include chapter number),上面可以选择数字格式,然后就可以在下面选择 Heading 1,下面还有连接符。这个 Heading 1 就是一级标题的意思(一般章标题都用一级标题)。这些修改完成后,在同一个文档中都是一直有效的。
  5. 自动插入题注。由于我们希望每次插入图片后Word能够自动为插图编号,所以单击“自动插入题注”按钮,在打开的对话框中进行设置。在插入时添加题注列表框中勾选插入时添加题注的名字,然后设置使用标签、位置,可以单击“编号”按钮,在弹出的对话框中进行设置。设置完成,单击“确定”后返回Word编辑窗口。以后插入相应设置的题注时,Word就会自动为它们添加编号了。
  6. 更新题注。每次调整了图片/表格在文档中的顺序,或者是在中间删除/增加了某些图片/表格,整个文档的图片/表格的编号都需要重新编排。一般 Word 会自动完成,如果发现它没有自动完成,可以选中文档全部内容,按下键盘“F9”(或者鼠标右键单击,选择菜单中的“更新域”)即可。

图片和表格的交叉引用

引用很简单,只要将鼠标光标定位到需要插入引用的位置,然后(步骤编号如上图所示):

  1. 单击 Word 工具栏中的“引用”(References)选项卡;
  2. 单击“交叉引用”(Cross-reference)即可打开对话框;
  3. 选择要引用的“类型”(Reference type);
  4. 选择引用格式(Insert reference to),一般是“只有标签和编号”(Only label and number);
  5. 挑选要引用的那幅图;
  6. 单击“插入”(Insert);
  7. 已完成。

公式的插入

MathType

MathType是MS Word中最常用的一种数学公式编辑器插件。在默认情况下,MathType公式都将以OLE对象(Object Linking and Embedding object)插入在MS Word文档中。与此同时,MathType还能够识别或生成多种格式的数学公式。

MathML

近期的Office版本中公式输入大有改进,并且在PPT、Onenote(包括Win10的UWP版)等Office软件中已经全面支持native体验的公式输入。由于MS Word 2016内置的公式编辑器同样能够识别MathML,这样就能够利用MathML将OLE对象格式的MathType公式转换为MS Word 2016公式编辑器公式。当然,除非要拷贝已有的公式,直接写新公式的话,这个方法略繁琐;而且Word 对 MathJax 转换出来的 MathML 的支持并不是那么完善。

  • 在Word2016+中任意位置按下Alt+=(Mac中是Control+=)可以切换公式编辑(或者点击插入选项卡-插入公式),或者选中文字按下Alt+=把它变成公式,再按Ctrl+I可以设置成斜体。输入内置公式或者拷入的公式(文本格式)可以按Enter可以整体格式化。对于格式化的公式可以选择“线性”格式查看原始文字。在公式编辑中,快捷命令通过空格可以立即转换成格式化后的公式形式,因此当公式没有按照你想要的形式生成时可以按空格试试。如果你有采用了MathJax渲染公式的个人维基或者Wordpress的话,直接在公式区域右键点击,选择 Show Math As \(\to\) MathML Code。拷贝一下弹出来的 MathML 代码,再到 Word 里面以文本格式粘贴(不是直接Ctrl-V)。
  • 利用MathType MathML翻译器将MathType公式保存为MathML并将之应用到MS Word自带的公式编辑器中。
    • 打开MathType公式编辑窗口,在菜单栏中点击选项下的剪切和复制选项,打开转换对话框。
    • 在转换对话框中,将剪切和复制数据类型更改为:转换其他文字,并在下拉选项中选择MathML 2.0 (namespace attr)。点击确定保存更改的设置。
    • 打开目标Word文档,使用MathType打开需要转换的OLE对象公式。在MathTpye对话框中复制需要转换的公式。
    • 在Word文档中以文本格式粘贴(不是直接Ctrl-V)。

详细使用方法查看:

更换公式字体

要想更换内置公式的数学字体,字体必须支持Opentype Math。 下载数学字体(密码:swgr)后,打开C:\Windows\Fonts将字体拖入安装。

启动Office, 开始>公式(插入公式Alt+=), 在设计栏目的工具里点击右下角的快捷键,选择你需要的字体,然后点击左下角默认值设为新建公式的默认字体,点击确定。

  1. Latin Modern Math,TeX Live自带默认的数学字体
  2. STIX, TeX Live中自带,全称是Scientific and Technical Information Exchange font,这个字体是一套比较大的也是历史比较长的字体,这个字体包含正文字体和数学字体。这个字体风格类似Times,所以很多刊物会用到的。
  3. XITS Math(推荐使用),基于STIX的一套数学字体,TeX Live中自带,比STIX多了一些数学扩展。类似于Times New Roman.
  4. Bonum Math、Pagella Math、Schola Math、Termes Math一系列字体
  5. Neo Euler,这个字体需要单独安装6.Cambria Math, 默认字体
  6. Asana Math, TeX Live自带数学字体

尽管Word中支持更改这些字体,但是Office本身局限性,自带pdf输出只支持Cambria Math转换为矢量文本,并不支持其他数学字体转换公式为矢量文本,而是强制转换为位图导致模糊。从Word文档中转换pdf必须要到Acrobat DC Pro的Word插件PDFMaker,可以输出高质量的pdf文档。此外,最好设置为高质量印刷来输出 pdf,点击首选项>转换设置>高质量打印

等号对齐

只需在公式编辑器中,每行的等号的左边输入一个&字符即可,在专业型模式下该字符不可见,切换到线性模式下就能见到了,如果一行里有多个位置需要对齐,只需在多个位置输入&即可。

或者使用如下方式并回车。

1
\eqarray(10&x+&3&y=2@3&x+&13&y=4)#(1)

对于长公式的等号对齐,先把公式写在一行里,在等号处按Shift+Enter插入软回车(注意第一行公式最右边软回车标记),在每个等号左边右键点击在此字符处对齐

Aurora插件

Aurora 可以在 Word 中插入 LaTex 公式,排版和 LaTex 一样,非常漂亮。当然你可以利用MathType转化为LaTex,在用Aurora渲染,不失为一种好方法。但是 MathType 是选择然后复制进去的,Aurora 是直接输入 LaTex 源码,然后直接插入(可以不用鼠标,个人觉得更加方便了。)安装后在 Word 插入对象里多一个 Aurora 标签。(因为插件兼容性问题,微软建议使用 32 位的 Office,即使是在 64 位系统上也是如此。)

Aurora 百度网盘下载地址1(密码:3o05),Aurora 百度网盘下载地址2(密码:xm5d)

Aurora 是以 MiKTeX 核心,鱼(Aurora )与熊掌(texlive)不可兼得

使用方法:
(一)安装Micro-Miktex软件。
(二)安装Aurora。在安装组件时不选择Micro-Miktex,或是在提示需下载、安装Micro-Miktex时,跳过。
(三)使用Keygen直接进行对Aurora的自动破解注册。
(四)Enjoy it !

LaTeX2Word

  • 开源的LaTeX2Word-Equation,还实现了chrome插件。但只适合复制别人的MathML公式,使用范围有限。
  • 选中要转换的区域,点击MathTypeToggleTeX按钮就转换完成了。这一转换equation环境,align环境等等是无法识别的,主要识别的是\[\],一个是$$
  • 网络扩展latex-para-word

公式的编号与引用

文章中公式展示的预期效果是:公式居中,尾端有编号,同时在文章中可以实现引用。

  1. 设置公式和编号格式2
    • 首先要打开word里的标尺(视图-标尺)。
    • 新建样式,在弹出的对话框中输入样式名称,然后点修改。
    • 设置样式属性,按照图中设置好属性,选择格式-> 制表符。设置公式居中对齐的标志,可以从word上的标尺上读取,本人的word水平中心对应的17字符,所以在制表位位置输入17字符,对齐方式选居中,前导符选无,点设置;设置公式序号的标志,就是最右边的位置,本人的word右边对应的是34字符,所以在制表位位置输入34字符,对齐方式选右对齐,前导符选无,点设置。最后点确认。
    • 设置格式段落,选择格式-> 段落。缩进和间距中,行距为单倍行距,中文版式中,文本对齐方式设置为居中。
  2. 公式的编号。由于用“插入”->“引用”->“交叉引用”引用公式编号时。不管选择“整项题注”还是“只有标签和编号”,实际插入的都是公式和公式编号。解决方案:
    • 光标放在公式的那一行,点选工具栏里面“公式样式”。
    • 加一个Tab,输入公式,加一个Tab
    • 回车,在新行输入中文括号(),选择“插入”->“引用”->“题注”就可以插入公式编号,同图片和表格的编号
    • 将光标移到公式行的行尾,按下Ctrl+Alt+Enter键插入一个样式分隔符。这时公式编号行会连到公式行的末尾。Ctrl+Alt+Enter键对应的命令是“InsertStyleSeparator”。可以通过自定义菜单将命令按钮放到工具栏上。可以把回车后的操作用录制宏记录下来,并指定到快捷键上。这样只要按一下快捷键就可以插入自动编号并可以正确引用的公式了。
  3. 公式的交叉引用。同图片和表格的交叉引用,在需要引用公式的地方用“插入”->“引用”->“交叉引用”引用公式编号,可以选择“整项题注”引用公式编号行的所有内容。
  4. 在插入和删除一个公式编号后,需要更新所有域。更新所有域的方法是全选(Ctrl+A)后按F9键。

在同一个段落,Word只支持一种样式。我把公式和编号放在同一行。在我插入题注时,这一行(包括公式)的样式就变成了题注。 在交叉引用时,Word根据“题注”样式选择要插入的文本。如果选择“整项题注”,就插入编号所在段落的所有“题注”样式的文本。 如果选择“只有标签和编号”,就插入编号以及编号前所有“题注”样式的文本。

代码块的插入

  • Notepad++直接编辑代码文件,注意文件后缀。
    1. 选中需要的代码块(或者不选,默认对全文操作),使用“插件 -> NppExport”
    2. 然后直接粘贴到Word就行了。
    3. 行号、背景设置查阅如何在Word中排出漂亮的代码
  • pygments提供了word中代码着色功能。
    1. 输入代码描述,选择语言,选择本地文件或者直接粘贴代码,点击右下角的Hilight按钮。
    2. 选择配色方案,点击Go。
    3. 复制到word当中。
  • 代码框中粘贴代码,选择语言,点击Show Highlighted。复制生成的代码段3
    1. 在 Microsoft Word 选择“插入”选项卡,再点击对象
    2. 在弹出的窗口上选择“OpenDocument文本”
    3. 在新弹出的word窗口里之前生成的粘贴代码段
    4. 保存后关闭新弹出的word窗口即可看到代码被优雅的插入了

批量修改图片

word批量导入、修改图片大小和压缩图片,但是也会变化公式的大小,谨慎使用。

批量替换

Word查找替换详细用法及通配符一览表

word 的通配符:

^? 任意字符; ^# 任意数字; ^$ 任意字母; ^p 段落标记; ^t 格式标记; ^d 域;^w 空白区 (空格、不间断空格、以及任意顺序的格式标记);^f 脚注标记; ^e 尾注标记;^b 分节符;^& 原查找内容; ^c 剪贴板内容。

  • 清除多个空行:用“替换”指令,将 ^p^p 替换为 ^p ,执行多次。
  • 清除多个软回车:软回车是 Shift + Enter 产生的,在替换命令中表示为 ^l

域快捷键

每次在 Word 中进行域的相关操作都可能用到快捷键,因为有些操作很难通过点击鼠标来完成,特别是批量操作多个域的时候。

如果需要批量操作一大段里的域,就先选中这一大段内容,如果是全文,那当然是用 Ctrl+A 来全选了。

域操作的相关快捷键有:

F9 键 —— 更新单个域,这个比较常用。

Ctrl+Shift+F 9组合键 —— 把域固化为纯文本,编辑完文档发给别人的时候多半需要这么做。因为很多东西到了别人那里可能就会自动发生变化。

Ctrl+F9 组合键 —— 快速插入域定义符“{ }”。这玩意儿不能用键盘直接输入花括号,不然就不是域了。倒是比较少用。

Shift+F9 组合键 —— 显示或者隐藏指定的域代码。如果要针对文档中所有的域代码,则用下一个组合键。

Alt+F9 组合键 —— 显示或者隐藏文档中所有域代码。

关于域的信息可参考微软 Office 官方文档:Word 中的域代码

参考文献

缩写标准List of Title Word Abbreviations

在使用Word写作时,比较费时的方法就是手工边写参考文献,最好结合 参考文献在线生成器参考文献格式生成器Free APA & MLA Citation GeneratorEasyBib: Free Bibliography GeneratorReference Machine 使用。另外比较方便的方法则使用文献管理工具如EndNote/Noteexpress等插入和排版。

Bibtex4Word

利用Bibtex4实现Latex在Word写作时参考文献的插入和排版

对于熟悉和使用LaTeX写作方式的使用者而言,则可以被JabRef+Bibtex4Word替代,前者是管理bibtex格式参考文献的管理工具,后者则是一个用于Word写作中的宏,用于实现你选择的文献样式下的文档中插入文献的引用和排版。

准备工作:

  1. 确保机器上已经安装有TeX软件,推荐使用TEXLIVE
  2. 确保机器上已有管理bibtex形式的参考文献管理工具,推荐使用JabRef

以下以TEXLIVE设置介绍,MikTeX软件的设置教程查看官网说明

  1. 下载bibtex4word.zip并解压到任意文件夹A;
  2. 将解压缩后的文件夹中的ibtex4word.dot文件,复制粘贴至Word的启动文件夹...Microsoft\Word\STARTUP,操作系统不同将导致该启动文件夹的路径不一样,推荐使用everything软件查找。
  3. 对于使用TEXLIVE,需要加入环境变量:
    • BIBEXE = C:\texlive\2016\bin\win32\bibtex.exe
    • OPENOUT_ANY = r
  4. 重新启动Word后,Word的工具栏‘ 加载项-自定义工具栏 ’上将会出现Bibtex4Word的工具条。进入文件Test4w.doc进行测试即可。
    • 第一位:添加文献的bibkey(不能包含中文),英文逗号分隔。将光标放置在已经排版好的引用标记处,如[1-4]处,点击第一位图标即可出现含有原来bibtexkey的对话框,通过删减或增加新的bibtexkey即可更改引用文献。
    • 第二位:生成参考文献。先将光标放在你想生成参考文献的文档处,比如最后一行,然后点击图标,即可在光标处插入定制的文献排版样式。
    • 第四位:设置引文格式
  5. 如果上述无法运行,需要进行如下设置:
    • 保证C:\Windows\SysWOW64\Shell32.dll存在;
    • 开始菜单输入cmd,并以管理员身份运行;
    • 进入文件夹cd \windows\syswow64,并运行regsvr32 shell32.dll,提示注册成功。
  6. 如果还是不行,进入word选项-自定义选项- 常用命令- 主选项卡,勾选‘开发工具’,点击确定后退出。然后回到界面,进入‘开发工具-visual basic- 菜单栏- 引用’,确定Microsoft Office xx.Object Library是勾选的即可。

定义文献样式

Bibtex4Word是调用eX编译处理参考文献的引用和排版样式的,因此必须预先定义你自己使用的bst样式文件。详细查看Bibligraphy Style

点击工具箱第四位设置引文格式,填写“GBT7714-2005NLang/nsch” ,斜杠前是你选用的参考文献样式名称,如:GBT7714-2005NLang,或 abbrvnat,或IEEEtran等等;斜杠后是你想在该样式文件中决定的参考文献引用的方式(上标?压缩引用?超链接?)。若采用顺序样式文献bst文件,我推荐填写“GBT7714-2005NLang/nsch”,采用著者年样式bst文件,我推荐填写“GBT7714-2005AYLang/(l2ysh”。

  • n,表示强制文后文献以数字顺序排列,不管选用的样式文件是著者年还是顺序方式的;
  • s,表示“sort”,将顺序引用的标记[2,4,1,3]整理为[1,2,3,4];
  • c,表示“compress”,将顺序引用的标记[1,2,3,4]压缩为[1-4];
  • h,表示“hyperlink”,将引用标记与文后文献的对应条目之间建立超链接关系,按住“ctrl”键用鼠标左击标记即可跳转至对应的文献条目,返回则是按住“alt”键后按一下方向键中的“<—”键即可;
  • ^,表示上标引用方式,即[4]样式;
  • [,表示引用标记采用方括号样式,例如[4-9];
  • (,表示引用标记采用圆括号样式,例如(Smith, 2000);

由于使用的文后文献数据库以及样式通常不变,因此可以设置环境变量来定义默认的文献数据库以及样式和属性。详情可参见Bibtex4Word网站的默认设置说明

  • 右击“计算机”—属性—高级系统设置—高级—环境变量—用户变量—新建,在弹出的对话框中,“变量名”填写“BIBSTYLE”,“变量值”填写“GBT7714-2005NLang/nsch”或其它你选用的样式。
  • 选用的bib数据库和bst文件必须编码相同,否则会出现乱码现象。
  • 如果文章主要使用顺序上标样式但同时有行内引用标记,可以尝试本人的一个小技巧。首先点击图标,在弹出的对话框中填写“GBT7714-2005NLang/^nsch”,需要行内引用的标记,生成文献列表后变为“文[2]研究了……”,这时可以选中该标记“[2]”,然后点击工具栏中的上标按钮“x2”即可变成“文[2]研究了……”。
  • 引用多条文献时,可以先用JabRef的推送功能,一次性推送多条bibtexkey到一空白的winedt文档,然后复制粘贴,可以提高效率。
谢谢鼓励,欢迎留言反馈
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