论文接收

经历过Under review,Minor revision/Major revision和Revision Submitted to Journal之后,Congratulations!享受accept后的小幸福和快乐。当然,还有一些其他事情需要关注。

  1. 了解稿件接受后期的其他相关问题主要有:作者信息和地址的准确性、版权转让、校样proof、单行本、版面费等。

  2. 动态关注邮箱情况,注意查收邮件,编辑会要求尽快完善copyright transfer agreement的,后面的工作就会转给出版商了。清样proof的时间不定,短的一两周,长的半年都有,但一般情况下都是4~6周左右。后面还会陆续提及版面费(若你所投期刊免版面费除外)、彩图费、单行本等问题。

较样

审校英文论文校样的重点和关键

从接受到寄proof要说个特定时间还真不能确定,各个期刊出版社效率不一。较样(proof)是出版社寄的,由其负责,与杂志编辑无关。如果只是收到e-proof的话,应该是可以更改的,如果已经proof sent,肯定就不行了。但是必须给编辑和出版社足够的理由,证明更改是合理的,一般最好不要做这种事情。 只要不牵涉到学术不端,没有嫌疑,就和出版社说一下,一般情况多是接受小小修改的,修改只是说明你是一个很严谨的人,在校稿时候就是要作者发现错误,以便出版时候错误更少。但有的让改,有的不行。当然改动也是在一定范围内处理的,不是任何问题都能改。

文章在proof reading阶段,主要是看拼写错误、语法错误、参考文献错误等。涉及到文章的科学性,如数据、讨论等,一般是不能修改的,因为已经通过peer review了。proof的工作通常包括两个主要内容:(1)完成编辑部指出的问题,例如补充缩写的全称,补充试剂的产地,修改一些语法错误,同意或确认编辑部的少量修改等。(2)自己发现的需要更改的地方,例如错别字,标点符号错误等,要求作者列出一个勘错清单,标名位置及更改。校样阶段一般是不允许进行作者调整以及大量的正文内容的改动。通常校样要求作者在两个工作日内完成,否则有可能影响出版。涉及文章数据的内容,如发现有误,应与杂志编辑联系,切误私自修改,否则后果严重

当通讯作者收到文章的proof(校样)后,可以修改作者信息、联系方式、增添作者、调换作者顺序、添加基金等,如果删除作者、调换作者,尤其是第一作者和通讯作者时,大多期刊编辑会要求提供变更说明并签字的证明。随proof附件的,大多期刊还有query和annotate文件(有的期刊没有annotate文件)。

Proof还有内容的修改,包括期刊编辑校对时给你的pdf标注,有的期刊没有pdf标注,直接将排版好的proof发给你校对。不管怎样,作者可以在编辑发给你的proof中直接进行修改错误的内容,一定要注意按照proof修改的要求进行删除、增添、批注等操作。没有annotate文件的,就按照pdf工具栏里的各个图标所表示的意思或功能进行操作,在proof中,为了区别排版编辑对你稿件的修改,作者修改proof时除了删除、增添、批注等操作外,还可以对这些删除、增添、批注等进行黄色加亮显示。修改好后,在文档文件名后加上_corrected字样,然后将附件回复到编辑邮箱,记得要提醒编辑收到后给你回信。

Query文档里,response的内容可以在下方填上(针对query,一条条列出修改页数和行数、修改内容和备注说明);如果已经在proof中修改了(修改信息对Query进行了回答),可以在response里指出修改页和行数、备注说明。Query文档写好后打印传真给指定的传真号。同样,记得提醒编辑给你回信。

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Dear Sir/Madam,

The attached document is the corrected proof. All corrections are highlighted in yellow. Please give me a reply when you receive the attachment. Thank you very much.
Best Regards,
Dongming Fang
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Dear Editor,
Thank you for your useful comments and suggestions on the language and structure of our manuscript. We have modified the manuscript accordingly, and detailed corrections are listed below point by point:

1) Figures should be embedded in the article in the correct position. In addition, please supply separate source files for each figure at the end of the article.
We have revised the whole manuscript carefully, embedded Figures in the article in the correct position and supplied separate source files for each figure.

2) Graphical abstract provided should contain a short description (no more than 25-30 words) directly under the figure.
A short description of Graphical abstract have been added

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The manuscript has been resubmitted to your journal. We look forward to your positive response.

Thank you very much!

Please contact me by E-mail: *** if there is any question.

Sincerely yours,
***

现在springer推出更方便的proof修改方法,就是e-proof,可以在线修改proof,当然这种在线修改proof方法其它一些出版社投稿系统也有,但springer的e-proof修改可以在线一边查看你的proof(和pdf一样,在窗口左栏),还可以一边进行正常的在线修改(比如引用proof的行/公式编号,列出错误的地方,给出正确的修改。

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Please make sure you do the following before you submit:

Check that the author last names (highlighted in teal) have been identified correctly. If our highlighting is incorrect, please indicate any necessary changes by using the “Instruct” button.

Check copyeditor edits, highlighted in the text in green (inserted) or red (deleted). Click on 'Edit Log', and choose 'Copy Editor' tab to see the list of changes. To reject a change, select the change and Undo. To accept a change, no action is needed.

Respond to all queries. Please note that proof corrections cannot be submitted until all queries have been answered.

Annotate the graphics or upload the revised figure if necessary, and we will edit or replace them as instructed. Click on the upper right corner of a figure to open the high-resolution version. High-resolution versions will be used in the final publication.

To view the article with your changes incorporated, please click on Proof. The Proof view will show your text edits, but not any instructions, attachments, or query responses (these will be addressed in the final publication). Please also note that the formatting and layout of the Proof will differ from those of the final published product, although the data are the same.

Note

Formatting and layout (page breaks, table layout, and placement of tables and figures) are for proofing purposes only and will be optimized for publication in the final version.
Images are downsampled to a lower resolution for web viewing. In Edit mode, click on in the upper right corner of a figure to open the high-resolution version. High-resolution versions will be used in the final publication.
Proof mode automatically paginates your proof. Please request assistance if your proof contains major pagination errors (e.g., incorrect display of formulas, misalignment of columns, etc.). Contact details can be found in the Help section.

Copyright Tansfer

文章接收后,作者面临版权协议法律文书的签署。版权协议的主要内容是有关文章版权的转让。目前都是格式条款,而且多是霸王条款,必须同意转让。需要特别指出的是所有作者要亲自签名。

你只需要打印一份下来,手写填写、签字、扫描,系统上传或者邮件寄发即可。注意:如果有的作者不是同一个单位,可以打印多份,分别给他们签字,然后扫描各自签字的几份,上传电子图片即可。如果明确要求邮寄hard copy了,着急就快递,不急就国际航空信吧,一般也就1-2周就行了。

版权转让协议书一般是通讯作者代表,签名写英文,Contributor name应该是所有作者,即对文章有贡献的人。co-contributor可写第一作者和其他作者签名和日期。Title:Professor, Doctor, Miss, Mr, etc.

Date:就是签写日期,在这里需要注意:英国和美国的日期格式是不一样的,比如今天中国的说法是2011年1月21日,而英国写法是 21nd January, 2011, 而美国的写法是January 21, 2011,所以引申过来就是如果你投欧洲的杂志建议你用英式签字,如果你投北美杂志就用美式签字。

Name(print)print 翻译过来是打印名字,引申意思就是说让你不要用草书,整整齐齐的写你必须让看你名字的人看清楚你的字,主要便于别人识别,可以手写,比如张三,San Zhang(当然中文名字也有好多种格式就不多说啦)。

signature 就是你自己平时的签名,关键是能够代表你身份的独特性和可分辨性就可以,如果画个圈就是你的平时的签名的话,你就可以画个圈,这个当然用中文啦,因为你平时在病历上签字不可能用英文啊。

Authors' contributions:

RY, RL and ZZ were responsible for the conception and design of the study. RY and SM performed the data analysis. All authors participated in interpretation of the findings. RY and SM drafted the manuscript. RL and ZZ revised and commented on the draft and all authors read and approved the final version of the paper. All authors confirm that the content has not been published elsewhere and does not overlap or duplicate their published work.

Competing interests:

The authors declare that they have no competing interests.

版面费

关于版面费,有的杂志可以在接收后申请减免,有的杂志必须在投稿时附信中即有希望能申请减免版面费的说明,如EBM(experimental biology and medicine)杂志。

相当一部分杂志不收版面费,但是可能要收彩图费。文章投稿过程用的彩图,accept后转给出版商处理,会有邮件就发表相关事宜进行商量,如清样proof有无问题?彩图费多少及如何交付?是否需要将彩图转成黑白图?订购单行本offprint的数量?是否开放获取open access?由于诸多科研工作者获取全文都是通过在线阅读pdf文献,而那些订阅纸质版的读者对你的文章图片十分感兴趣的话,也可以通过网上数据库获取,以进一步了解。由于彩图的电子版免费,纸质版收费。故对于彩图费的问题,你完全可以跟出版商如是说明“我们选择电子版用彩图,纸质版用黑白图”。此过程不影响文章接收和发表,不必担心。

一般来说,online version的彩图都是免费的;而print version的彩图有些杂志需要收费。就你投稿的杂志,它可以允许你将彩图转换成黑白图片免费放在印刷版中(在不影响效果的情况下),但是如一些染色的组织图片,可能就必需以彩图的形式呈现给读者。因此你可以根据你的实际情况,选择你文中的图片以什么样的形式出现在印刷版中。

考虑到费用问题,如果你要将彩图转换成黑白图片,最好自己作好黑白图后发给杂志社,并且说明你的意愿。一般来说,杂志社是不会强行要求你使用彩图的,这些都可以好好商量。

单行本订单

在论文被接受后不久会收到杂志(出版社)寄来的校样(Proof),往往同时附有一份表(Reprint 或Offprint order,也就是单行本订单)。

单行本有时分两种:有封面的和没有封面的。有封面的在封面上带有该杂志本期的封面以及该论文的题目、作者等信息。 没有的则仅有论文本身。两种单行本纸质都比较好。

时过境迁,现在网络发达,绝大多杂志已有全文(pdf)网上刊登,下载很方便。pdf文档同杂志上发表的几乎一模一样,得到广泛认同。所以,许多作者不再定购单行本。纸质的单行本会逐渐成为历史!

Offprint是选印本的意思,说的通俗一点,类似于国内刊物的单册,就是只有杂志封面加上你这篇文章。你投稿的杂志会免费给你一份带水印的PDF文档,有些还会带上杂志封面。一般这种版本上面会写上Author's personal copy,说明只能作者使用。而一般这种a watermarked PDF file和25 free offprints是互换的,就是你可以在两者之中取其一,都是免费的(25份offprints是纸质版的,如果你选择了这个,将来要是用完了就没有了;而a watermarked PDF file是电子版的,你可以随时去打印。)。我们一般推荐选择a watermarked PDF file,有了这个,你可以打印出N份。


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