如何做一个好的presentation

当今科研界的竞争越来越激烈,对从事科研工作的人员的要求也越来越高。他们不仅要有冷板凳坐十年的定力,还需要有好的做presentation的技能,这样才能把自己优秀的工作展现给别人。开题报告、毕业答辩、应聘教职、参加学术会议等等,我们都离不开presentation。Presentation是个人综合能力的体现,会不会做presentation将会影响你的一生。

一个好的演讲与演讲者的身份、台风、口才,内容的逻辑性、深刻性、趣味性和视觉辅助的恰当性等有关。每个要素对每个发言人和不同场合的重要性都不一样,需要动态平衡。TED的总体趋势是用故事方式包装研究,跟读者分享这些研究的结果跟我们的生活日常有什么样的联系,会产生什么样的影响。

架构

从内容结构上看,一个好的presentation必须要cover到以下几个方面,并且在各个部分之间合理分配时间1:

  1. Research Question: 最最重要的一个部分,没有之一。一个连研究问题都没说清楚的Presentation多半会让听众全程一头雾水。
  2. Significance: 吊胃口环节,以前的研究有如此如此的gap,现有的文献没有解决这般这般的疑问,那么我的这个研究的重要性就呼之欲出了。
  3. Literature review: 我研究的主题绝不是平地起大楼,而是受到了诸多学者的关注和讨论。你看谁谁谁曾经发现了什么研究结果,以及哪些哪些学者曾作出了什么推论和假设,然而,都还不到位和有欠缺。我的研究就是为了推动这个topic的literature, 弥补这些欠缺。
  4. Hypotheses:立靶子环节, 如果是定量研究那么就需要列出重要的研究假设,这是你整个研究的target.
  5. Data collection and methodology: sample是什么,哪里收集的数据,使用了什么数据收集方法(这里要去繁就简,不影响观众听明白的内容一律跳过)
  6. Analysis: 展示分析结果,如果是定量研究多用数字和表格,如果是定性多用quote或observation notes.
  7. Findings : 总结analysis results说明什么。
  8. Limitation:这个研究有哪些不足。
  9. Conclusion:回顾研究问题,研究的创新性,以及有什么重要的发现和结论。

技巧

那么,如何才能做一个好的presentation?我总结以下4点2。我归纳这主要是因为academic presentation有这么几个challenge3

  1. 在有限的时间里面要把可能做了一两年甚至更久的庞大项目讲清楚, 研究者拥有的信息往往浩如烟海,一不小心就可能没完没了地讲起了数据收集中的某个小细节,而听众需要看到是这个项目完整的一个缩影。如何站在观众角度,站在对该项目毫无了解的角度把故事讲清楚,这是挑战研究者同理心和角色转化的一个过程。
  2. 在一个oral presentation里面所有的词汇和语句却都需要使用的非常正式、规范、和准确。同样要表达一个意思,到了学术报告里面就必须使用特定的词语来描述。两个变量的关系到底是 “related” 还是“causal”, significance level是0.05还是0.01, 你用的检验方法是linear regression还是 content analysis, 最终结论说明hypothesis 是completely supported 还是partially supported…这些具体的表述都需要做到精准、专业、到位。(一次我的一个同学把semi-structured interview 说成了half-structured interview, presentation结束之后害羞滴锤了一晚上大腿----意思本来是差不多的意思,可是在专业上只有前一种的用法。)
  3. 你present的时候台下做的都是业内同行,而且说不定有泰斗级人物,面对同行们的提问如何能不卑不亢地回答,得体从容地回应每一个学者提出的问题甚至质疑,这也是一大挑战。(以及如何恰当地回应silly question甚至rude question..)

一、讲一个story而不是results。干巴巴的讲results,每一个results之间毫无link可言,这种简单的叠加很槽糕。没人会care你的results,听众care的是你的story,你的results怎么回答了你的scientific question。把这个story讲的如何如何吸引人,这是你重点要去做的。怎么才能吸引到听众,让听众跟着你的思路走?就靠logic,这一点是好的presentation必不可少的。讲每张slide前可以提出与上张slide咬合的问题,自问自答也是不错的方式。

  1. 单张slide的内容要有logic。每张slide基本上要回答4个问题:为什么这样做?怎么做的?得到什么结果?结果说明什么?4个问题之间层层递进,尽量用简练的语言回答,不要拖泥带水。

  2. 前后slides的内容要有logic。前张slide的内容讲完之后要为后一张slide埋下伏笔,不能两张slides之间没有link。比如说:前一张slide讲的是某个蛋白存在磷酸化修饰,后面可讲这个蛋白的磷酸化位点在哪里?前后内容紧紧咬着,不能毫不相干,让听众断篇。

  3. 整体slides的内容要前后呼应。通常在一项研究中会取得一些results,也会需要next。你提出的next要与你课题的results相呼应;你提出的question要与你课题的significance相呼应。Slides的内容在整体上是可以捋出一条线的,可以被拎起来,而不是碎片拼图。

二、带着自信和感染力去做presentation。我们在做presentation的时候都会紧张,一旦紧张起来,自信就会缺失,这时候你讲的内容就很难让听众trust,你也就失去了做presentation的意义。如何带着自信的光环去做你的presentation?这需要你充分地准备。

1.了解你presentation的听众。他们主要是研究生还是教授?他们的研究方向是什么?可能会提出什么样的问题?虽然有些问题不可预知,但还是要有一定的准备。

2.模拟一个现场。你需要架起投影仪,给自己营造氛围,可以请实验室成员当观众,试讲时做到三个单词:Clear、Loud、Slow。

3.给自己心理暗示。上台之前深呼吸,暗示自己:我是最好的,我可以做好这次presentation。讲的时候目光要面对听众,不能看着天花板或投影仪,这都无法让听众受到感染。

三、注意避免一些常见问题。一些常见的小问题,看似没有什么大的影响,也会让你的presentation大打折扣。

1.Acknowledgment必不可少。Acknowledgment能够体现你作为一个科研人的修养和品德。如有可能,在这个环节你要详细到每个被致谢的人到底为你的课题做了些什么?这也说明你真正记住了别人的help,而不是泛泛一提就结束了。

2.注意slides的格式。每张slide的字号、背景颜色、标题的位置都要适合并统一。还有内容紧凑,尽量精简slides上的文字,以高像素的图片为主,容易让听众抓住关键信息。背景是我们引入科学问题的台阶,能够让听众大致了解到这个领域的研究现状,参考文献是必须引用的,要注意参考文献的格式。在引用文献时要尊重作者,文献的格式要完整,包括作者、年份、题目、杂志,说不定下面的听众就是你引用文献的作者。另外,文献格式的完整也可以让有兴趣的听众迅速找到相关文献,给别人带来方便。

3.合理分配你的时间。对于有时间要求的presentation来说,过早或推迟结束presentation都不是最佳的。掌控你presentation的时间,做到exact才能体现你作为一个speaker的高水准。

四、回答问题注意礼仪和策略。“Any questions?” 这大概是presentation最具挑战性的环节,也是体现speaker学术水平的时候。

  1. 在回答问题时,先说一句“good question”,对提问者表示感谢。不要展示“Any questions ?”之类的slide,最好展示“conclusion”或是“model”的这张,以便大家有更多时间记住、消化主要内容。
  2. 注意倾听和理解问题,不要急于回答,等人问完之后思考片刻后再答。一方面,可以调动你大脑中的信息储备;另一方面,让人你觉得你是思考过这个问题的,对提问者也是一种尊重。
  3. 切忌没有听懂问题就瞎答一通,漫无目的的瞎扯,让听众认为你思维不清晰。也不该轻易附和提问者,以免显得缺乏主见。

如何在演讲时清晰表达自己的研究成果:

  1. 减少文字数量
  2. 多使用图片
  3. 控制引入新信息的节奏
  4. 尽量使用大字体,字体大小至少应为 24 号。
  5. 考虑在各行或各段之间增加空行(10 pt 空行比较合适)

人才答辩提纲

给出一个参考“人才答辩提纲”,供相关人才汇报答辩候选人参考4

第一部分(一张片子):片头为“xxx人才答辩汇报”;给出一个能总结候选人“研究特色”的标题;然后依次为答辩人;单位;学科;答辩日期。其中“研究特色”标题在我见过的“人才答辩汇报”的PPT中只有一所名牌大学引进人才的一份,我觉得很有新意,值得提倡。因为,在相关人才答辩组织机构提供的“模板”中一般没有这个设计,属于自由裁量决定。然而用一个“标题”概括候选人的研究方向要新颖,文字简练。如果研究方向比较散,提出一个恰当标题需要下点功夫。如果以我三个研究方向(大陆地壳、油气藏、环境评价)的成果为例,我选择一个比较综合的标题为:“地质(涉及深部地质和油气藏地质)与环境过程的磁响应研究”。

第二部分(一张片子):汇报提纲。一般国家级人才(即引进人才)帽子涉及四部分:1、教育与科研经历;2、主要成果及同行评价(或成果影响力);3、未来(下一步)科研设想(计划)4、依托单位科研平台状况(包括支撑条件与团队),具体按管理部门的要求设计。显然,重点是第2部分。

第三部分(由若干片子组成):属于提纲的第一部分内容:教育和科学研究经历。教育经历属于客观内容,由大学本科和研究生教育两部分组成。通常在介绍研究生教育经历时会涉及导师和他们的资历和头衔,但是在列出导师头衔时要权衡利弊。因为有的评审专家很反感渲染导师的头衔,所以我建议简单介绍。不要让人感觉你在“傍大牛”。科学研究经历重点应该是“博士后”经历及国内外访问合作研究经历等,这些也属于“如实陈述”内容。在陈述海外访问与合作研究经历时可以适度介绍合作机构与对象的资历。如果能被国际牛人邀请访问和合作研究属于申请人水平影响力的客观表现,将会增加公正的评审专家对候选人硬实力的印象分。

第四部分(由若干片子组成):属于提纲的第二部分内容,也是最重要的关键内容。这部分内容大概要占据整个汇报的80%左右份额。它是在事实基础上充分发挥答辩人的“总结概括”和口语表达能力的重头戏。除了在PPT上下功夫外,还要让评委们听到一些“内容新颖”,“赏心悦目”的内容,口语表达很需要下点功夫。

这部分内容由:主要成果及创新点和同行评价(影响力)三部分组成,但是每部分内容都要认真思考,组织语言文字。由于PPT上主要以成果的图表为主,不宜呈现过多文字,答辩人需要用另外的文件准备“口头答辩”文稿,或记在心中。答辩属于口头表达,要注意口语与书面语(PPT上面的文字)之间的区别。整个PPT版面制作要下功夫,除了内容,版面要尽量做到:彩色鲜艳大方,背景与内容文字图表对比清晰,版面赏心悦目,这会增加答辩人的印象分。据说针对某些重要人才汇报PPT,有人会请专业美图人员修饰PPT。

主要成果及创新点介绍:一般答辩人在汇报成果时往往容易“平铺直述”介绍自己取得的成果,简述成果发表在什么主流刊物(包括列出期刊的IF值)等。忽视介绍这个方向成果的意义。即 “为什么值得研究?”,因此,需要首先简介这方面内容。如果是应用方向(面向国民经济)成果通常用“行业重大需求或面临的挑战”表述。如果属于基础科学研究方向则用“XXX方向的科学难题”,“XXX方向的重大科学问题”等。为了显示你选择研究方向的重大意义,可以附上少量同行重要文献。总之,这部分内容需要彰显答辩人在科研选题过程中的优势和特色及科研创新能力。在口语表达过程中力求避免两种极端表述:一是过于抬高自己,例如有人渲染自己成果具有“奠基性”,“开创了,,”,属于“世界级成果”等,当然如果属实也无可厚非。我主张用稍微谦和中性一点词汇,例如“提出了,,”,“发现了,,”,“阐明了,,”,“确立了,,”。另一种是过于“谦虚”,让评委看不出成果的特色和创新。

具体成果介绍:每项(方向)成果建议列出一个能够高度概括成果内容的“标题”。例如我的“磁学”研究领域三个应用方向:“大陆地壳磁性结构”、“油气藏烃微渗漏的磁效应”和“磁学手段用于环境污染评价”的研究成果的题目分别为:“阐明了中国东部某些地区大陆下地壳的磁性结构与深部地球动力学关系”;“确立了XXX油气藏烃微渗漏的磁效应”;“提出了武汉市东湖地区城市化过程的污染环境磁响应”。

每个方向成果主要展示若干篇代表性学术论文、专利或奖励,重要代表作可以选择展示首页。然而,有人告诉我,现在有的评审专家对论文有点“审美疲劳”。所以,我主张要突出介绍成果本身,介绍成果发表的杂志点到为止,杂志毕竟是发表成果的载体。一些“惊世骇俗”成果发表在一般刊物的案例并不鲜见。当然,有的专家很看重杂志,甚至影响因子。总之评审专家中风格多样,“众口难调”,需要候选人平衡各方面情况做出恰当选择。

成果影响力(同行评价):主要由同行论文引用,尤其是论文中正面“表扬”的相关内容及候选人在国际学术舞台上的表现。例如重要学术会大会特邀报告。俗话说,“空口无凭,数据说话”,因此出示代表性著作还是必要。这部分内容很重要,是判断候选人国际影响力的重要依据。正如美国斯坦福大学化学系主任说的:“我们评价一个教授的水平不是看他为系里拿了多少项目和经费,而是他在国际同行中的影响和地位”。有人认为,这部分内容要做“夸大渲染”。其实,这取决于评审专家的“喜好”,例如有人宣称取得了“世界级成果”,有专家就追问“何为世界级成果”。所以我主张这部分内容既不能平庸表述,但也不能过度夸大,也需要在基本事实基础上在“褒奖”文字或口头表达时做出平衡。

有人告诉我,美国有的大学教师在申请“冠名教授”时,对于那些应用型学科(应该占据大多数学科)在介绍成果的影响力时,不能只介绍论文及其引用情况,也要注重“工业界评价”,我很赞同。正如芬兰赫尔辛基大学大气科学系Tuukka Petaja教授说:“基础研究和应用转化就像是中国传统阴阳学中的循环链条,都不可或缺。基础研究是用金钱生产知识的过程,而从应用研究到技术创新并服务于社会则是知识创造金钱的过程”。因此,工业界评价是我国大学应用学科应当重视的评价举措,这将大大促进科技成果转化,为国家国民经济发展做出贡献。

第五部分(1-2张片子):未来(或下一步)科学研究设想(或计划)。有人对这一部分内容不太重视,有点“敷衍塞责”,认为无关紧要。然而,对于一些“人才引进项目”这一部分也值得重视。因为,国家或单位希望看到一个负责任的,“货真价实”的学者。评审专家想知道,引进的人才是否做好了充分准备。“有备而来”的候选人会让评审专家认为是一个有责任心的学者,而不是一个只瞄准招聘广告中国家和单位提供的“高待遇”。

为此,这一部分内容也要认真考虑和撰写:一般包括“计划目标”;“实施措施”;“预期成果”。其中后两项内容尽量具体点,不要太空洞。例如计划利用自己及相关单位的科研平台,组织具有一定实力的科研团队,争取某些关键技术突破,在某些领域推广应用等。对于应用技术研发性质,如果已经获得相关企事业单位“意向合作”计划可以大大提高评审专家对候选人科研能力和诚信的印象分。

第六部分(1-2张片子):所在(用人)单位科研平台状况及相关支撑条件。这部分主要介绍所在单位能够提供候选人开展科学技术研究的硬软件条件,包括人力资源方面的团队情况和计算分析测试平台等。这部分内容也不要太抽象,它体现了引进单位的严肃认真态度以及对引进人才是否真正重视。从组织上关心引进人才 。

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